英語のビジネスメールのマナー まとめ

仕事の関係で、英語のメールを送ることはありますか?

メールは、海外の企業や個人とも簡単にコンタクトをとることができるとても便利なツールですが、「ネチケット」とも言う、インターネットを使う上でのマナー、エチケットを知らないと、仕事に悪影響を及ぼしかねません。

今日は、ちょっと知っているだけで大きく違う、ビジネスメールのネチケットについてご紹介します!

ネチケットについて

メールか電話か

メールへの返信が期待できるのは、24時間後くらいとされています。すぐに返事が欲しいときは、メールで要件を伝えるのではなく、電話をかけましょう。

メッセージは簡潔に

メッセージは、的確で重要なポイントのみで、全体の文章を短めにします。冒頭のあいさつ文もいりません。中には、一日に何百通ものメールを受け取る人もいます。その人が、それを全部読もうと思ったら大変な労力と時間になりますよね。

件名 (Subject) は明確に

件名にはメールの内容をはっきりと伝える必要があります。要点を1、2語または短文で入れるのがいいですね。

例)

  • Subject:Meeting change
  • Subject:Upcoming article など

句読点を使いすぎない

英語の句読点とは、「 .  ,  :  ;  ?  ” ”  ! 」などです。

例)

“The meeting is very important!!!”

このような ! マークがたくさんついたメールを受け取った人は、大きな声で言われている感じを受けます。

また、大文字を入れるのも同じ意味で受け取られますので、注意が必要です。

頭字語を使いすぎない

頭字語とは、意味を持つ単語のまとまりを、単語の頭のアルファベットだけで表記するものです。

こちらにまとめていますので、よかったらこちらもご覧ください。
SNSでよく使われる英語の短縮形・頭字語まとめ

読む人全員がすべての頭字語を知っているわけではないので、下記のようなよく知られているものだけを使うようにしてください。

  1. A.S.A.P. As soon as possible(なるべく早く)
  2. FYI For your information(ご参考までに)
  3. OBO Or best offer(すなわち最勉強価格)
  4. BTY By the way(ところで)
  5. TBA To Be Announced(後日発表)

メールを引用する

もらったメールに対する返事を送る場合、新しくメールを書くのではなく、もらったメールを引用する形で書きます。

例)

>and do you agree with the proposal to hire Mr.〇〇?<

Yes. Please make the necessary arrangements.

この、> < マークを使って引用を表します。

引用文をさらに引用することもよくありますが、その場合は次のようになります。

例)

>>and do you agree with the proposal to hire Mr.〇〇?<<

>Yes. Please make the necessary arrangements.<

Arrangements made. He will be hired tomorrow.

このように、>> << マークを使います。

>>と>を使うことで、一目でメッセージの引用関係がわかりますね。

各行を画面中央あたりで折り返す

書き込めるからと言って、長々と画面いっぱいに文章を書くのではなく、画面中央あたりで折り返して次の行に移るのがルール。どのデバイスで見ても読みやすいように、縦長に書きます。

結辞 (Complimentary Close) は簡単に

メールでは、次のような結辞がよく使われます。

  1. Regards
  2. Best regards
  3. With best regards
  4. Kind regards
  5. Sincerely

まとめ

ビジネスメールは、件名も内容も簡潔にわかりやすく。簡潔だからこそ誤解を招くことがないよう、句読点や大文字の使い方に気を付け、使用することばにも十分注意を払ってくださいね。

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